Arquivamento Especial - Corregedoria Geral da Justiça do Estado do Rio de Janeiro

O arquivamento especial é um procedimento previsto no Código de Normas da Corregedoria Geral da Justiça do Estado do Rio de Janeiro – Parte Judicial para situações em que um processo físico não é localizado, mesmo após diversas tentativas de busca.

Este informativo apresenta o que é o arquivamento especial, quando ele ocorre e como é realizado.

1. O que é o arquivamento especial?

O arquivamento especial é um registro feito no sistema informatizado quando um processo físico não é localizado na serventia judicial e não há conhecimento de seu destino, mesmo após a realização de todas as buscas possíveis (art. 200 do CNCGJ).

O arquivamento especial não significa julgamento do processo, apenas registra que os autos físicos não foram encontrados naquele momento.

Caso os autos sejam posteriormente localizados, deverá ser realizada a atualização dos andamentos processuais no sistema, independentemente de autorização, na forma do parágrafo único do art. 200 do CNCGJ.

2. Quando o arquivamento especial pode ocorrer?

O arquivamento especial pode ocorrer:

I- diretamente pela serventia judicial; ou 
II- com autorização da Corregedoria Geral da Justiça.

3. Quando o arquivamento especial pode ser realizado diretamente pela serventia?

A própria serventia pode realizar o arquivamento especial, independentemente de autorização da Corregedoria Geral da Justiça, desde que todos os requisitos abaixo estejam presentes (art. 201 do CNCGJ):

• o processo, inclusive eventuais apensos, esteja sem movimentação no sistema informatizado há mais de 3 (três) anos;
• a serventia não tenha obtido êxito na localização do processo, mesmo após o esgotamento de todos os meios de busca;
• o processo não possua qualquer tipo de remessa em aberto;
• o processo não esteja arquivado no sistema informatizado;
• não haja audiência futura designada;
• o processo não possua indicativo de réu preso;
• o processo não se encontre em fase de suspensão, nos termos do art. 366 do Código de Processo Penal ou do art. 89 da Lei nº 9.099/95.

4. Qual o procedimento a ser adotado pela serventia?

Nos termos do art. 202, quando atendidos os requisitos do art. 201, o Chefe de Serventia deverá adotar o seguinte procedimento:

I – Instauração de processo administrativo:

O processo administrativo deverá conter:

a) relação dos processos que preencham os requisitos previstos no art. 201;

b) certidão pormenorizada das buscas realizadas com a finalidade de localizar os processos;

c) certidão informando que os autos não foram localizados e que atendem aos requisitos estabelecidos no art. 201.

II – Submissão ao magistrado

O processo administrativo deverá ser submetido à apreciação do juiz da unidade judicial.

Caso haja deferimento, caberá ao chefe de serventia solicitar à SGTEC acesso para proceder ao arquivamento especial dos processos listados.

5. Certidão gerada no sistema informatizado

Configurada a situação de arquivamento especial prevista no art. 201, após a liberação do acesso pela SGTEC, o lançamento do andamento no sistema informatizado gerará a seguinte certidão:

“Certifico e dou fé que consultei todos os livros e registros do sistema informatizado relativos ao presente processo e que empenhei todos os esforços para sua localização, não logrando êxito em encontrá-lo, razão pela qual estão sendo arquivados especialmente, na forma do Provimento CGJ nº 59/2011, ciente de que o arquivamento em desconformidade com o presente Provimento importará em minha responsabilidade funcional".

Observação:

A serventia não deverá inserir a certidão no sistema informatizado antes da liberação do lançamento pela SGTEC, sob pena de gerar movimentação recente no processo, o que poderá inviabilizar o arquivamento especial sem prévia autorização da Corregedoria Geral da Justiça, em razão do descumprimento do requisito temporal de 3 anos previsto no artigo 201 do CNCGJ.

6. Quando é necessária autorização da Corregedoria?

Caso o processo não se enquadre nas condições previstas no art. 201, o arquivamento especial dependerá de autorização prévia da Corregedoria Geral da Justiça (art. 204 CNCGJ).

Nos termos dos §§ 1º e 2º do art. 204, o magistrado deverá encaminhar e-mail à SGTEC, no endereço eletrônico: arquivamentoespecial@tjrj.jus.br, com:

• a numeração dos processos;
• a descrição das diligências realizadas para localização dos autos;
• informações sobre eventual restauração de autos extraviados.

A SGTEC reencaminhará o pedido à Corregedoria Geral da Justiça para análise, salvo na hipótese em que o processo puder ser arquivado diretamente pela Serventia (art. 201 CNCGJ).

Caso haja deferimento, a SGTEC informará à unidade o procedimento para realização da baixa no sistema informatizado.

O lançamento será realizado mediante ato ordinatório, com o seguinte registro:

“Arquivamento Especial autorizado por e-mail encaminhado à Corregedoria Geral da Justiça.”

Observação:

1. De acordo com o §6º do art. 204, quando o processo tiver sido objeto de restauração judicial de autos, a SGTEC poderá autorizar o arquivamento especial independentemente de prévia análise da Corregedoria Geral da Justiça;
2. Caso haja registro de carga de autos não devolvidos no prazo regulamentar, deverá ser previamente comprovado o cumprimento das providências previstas no art. 221, XII do CNCGJ.

7. O que acontece se o processo for localizado posteriormente?

Se os autos físicos forem posteriormente encontrados, o Chefe de Serventia deverá realizar os andamentos no sistema, permitindo o regular prosseguimento da tramitação processual, independentemente de autorização (art. 200 da CNCGJ).

8. Situação de duplicidade de distribuição.

É vedado o arquivamento especial de processos distribuídos em duplicidade no sistema informatizado (art. 205 do Código de Normas).

Nesses casos, o cadastro deverá ser excluído diretamente pela Divisão de Distribuição e de Administração do Plantão Judiciário ou pelo Distribuidor, nos casos de processos distribuídos por sorteio ou pela serventia, quando tiverem sido autuados ou cadastrados como incidentes.

9. Registro individual obrigatório

Não é permitido o lançamento em lote do andamento de arquivamento especial (art. 206 CNCGJ).

O registro deverá ser realizado individualmente para cada processo, pelo chefe de serventia, no sistema informatizado.