AVISO CONJUNTO TJ/CGJ nº 13/2024: Avisa sobre a remessa de processos físicos para a Central de Digitalização do Arquivo Central de São Cristóvão (CDA) e dá outras providências. - Corregedoria Geral da Justiça do Estado do Rio de Janeiro

AVISO CONJUNTO TJ/CGJ nº 13/2024

Avisa sobre a remessa de processos físicos para a Central de Digitalização do Arquivo Central de São Cristóvão (CDA) e dá outras providências.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, Desembargador Ricardo Rodrigues Cardozo, e o CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, Desembargador Marcus Henrique Pinto Basílio, no uso de suas atribuições legais;

CONSIDERANDO a irreversibilidade da virtualização dos processos judiciais, conforme preconizado pela Lei 11.419/06;

CONSIDERANDO que o emprego do Processo Judicial Eletrônico está em perfeita consonância com os princípios da eficiência processual e celeridade, fundamentais à prestação jurisdicional no âmbito do Poder Judiciário Estadual;

CONSIDERANDO o Plano de Ação que tem como objetivo a virtualização, até 31/12/2023, de todo o acervo de processos físicos judiciais em trâmite pelo TJRJ, nos termos da Resolução CNJ nº 420/2021, conforme detalhado no processo SEI 2021-0622576;

CONSIDERANDO a suspensão temporária da remessa de processos físicos à central de digitalização que funcionava no Fórum Central, determinada pelo Aviso Conjunto TJ/CGJ 19/2023;

CONSIDERANDO a existência de processos físicos pendentes de digitalização na referida central, que foram retirados e inventariados pelo Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos da Secretaria Geral de Administração (SGADM/DEGEA) para subsequente remessa à CDA para fins de digitalização;

CONSIDERANDO a implementação da Central de Digitalização do Arquivo de São Cristóvão, viabilizada por meio da contratação de empresa especializada, tratada no processo SEI 2022-06133985;

CONSIDERANDO as alterações e atualizações em sistemas informatizados que irão possibilitar a remessa de processos físicos ao DEGEA para fins de digitalização, bem como a digitalização de processos arquivados no DEGEA com pedido de desarquivamento registrado no sistema de movimentação processual ou por meio da GRERJ eletrônica (processo 2023-06032951);

CONSIDERANDO o disposto no processo administrativo SEI nº 2023-06062615;

AVISAM aos Excelentíssimos Senhores Magistrados, Servidores, Advogados, membros do Ministério Público, Defensoria Pública, Procuradorias dos entes estatais, jurisdicionados e demais usuários, que desde o dia 1º de dezembro de 2023 foi retomada a atividade de digitalização de processos, que ficará sob a responsabilidade do Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos da Secretaria-Geral de Administração (SGADM/DEGEA), por meio da Central de Digitalização do Arquivo de São Cristóvão - CDA.

Art. 1º. Os processos judiciais físicos em trâmite nas serventias judiciais e nos órgãos julgadores deverão ser encaminhados ao DEGEA, para fins de digitalização, observando os procedimentos divulgados pela Secretaria-Geral de Tecnologia da Informação (SGTEC), efetuando, necessariamente, as seguintes verificações:

I - se os autos estão devidamente regularizados, inclusive quanto à numeração e ordenação das folhas;

II - se os autos estão com sua integridade física preservadas, não apresentando danos que possam causar desestruturação durante seu transporte e manuseio;

III - se os autos, seus apensos, anexos e apartados, estão corretamente cadastrados nos sistemas DCP e EJUD;

IV - se o processo tem como apenso um processo eletrônico, o que deverá ser obrigatoriamente sinalizado na respectiva guia de remessa;

V - se existem processos ou anexos com sigilo ainda não levantado.

Parágrafo único. Na hipótese do inciso V, a serventia deverá remeter os volumes não sigilosos à Central de Digitalização do Arquivo de São Cristóvão - CDA e promover a digitalização dos volumes sigilosos nas dependências da própria serventia.

Art. 2º. Será vedada a remessa de autos à Central de Digitalização do Arquivo de São Cristóvão - CDA contendo objetos e peças que, por sua natureza, não possam ser digitalizados, devendo, em seu lugar, constar certidão de desentranhamento do objeto. Os referidos objetos devem ser adequadamente acautelados na serventia, sendo vedado o encaminhamento, entre outros, de:

I - mídias de qualquer tipo;

II - peças de vestuário;

III - processos que contenham folhas dobradas;

IV - processos com grampos acostados na capa ou na contracapa de autuação;

V - processos cujos volumes, anexos e apartados não estejam devidamente identificados.

Parágrafo único. É permitida a remessa à CDA de autos de processo que apresentem peças de formato maior que A3.

Art. 4º. A remessa dos processos à CDA será efetuada, preferencialmente, por meio do serviço de malote e registrada no Sistema de Controle de Malotes - SISCOMA no menu "REMESSA DE EXPEDIENTE", com a necessária vinculação da "GUIA DE REMESSA", gerada pelo Sistema de Distribuição e Controle de Processos (DCP) ou pelo Sistema E JUD, ao número do envelope e ao código do destinatário - 14200 (CENTRAL DE DIGITALIZAÇÃO DO ARQUIVO CENTRAL DE SÃO CRISTÓVÃO).

§ 1º. No caso de processos em volume único e sem apensos ou anexos, estes deverão ser acondicionados em envelopes.

§ 2º. No caso de processos em mais de um volume e/ou com apensos ou anexos, estes deverão ser amarrados com fitilho.

§ 3º. Em casos excepcionais, quando não for possível proceder à remessa por meio do serviço de malote, deverá ser encaminhada mensagem eletrônica ao SEARQ-COLETA (searq.coleta@tjrj.jus.br) solicitando a retirada destes nas dependências da serventia.

Art. 5º. Os processos que não estiverem de acordo com as regras supracitadas serão devolvidos à serventia para a devida regularização.

Art. 6º. Os processos judiciais físicos arquivados no DEGEA que forem objeto de pedido de desarquivamento serão digitalizados pela CDA e exportados para o Sistema de Apoio à Central de Digitalização (SACDIG).

Parágrafo único. Haverá opção de "pedido de desarquivamento físico", que consistirá na remessa às serventias dos autos do processo que, neste caso, não serão digitalizados.

Art. 7º. As atividades de indexação e virtualização dos processos são realizadas por equipes de servidores designados pela Administração Superior do TJERJ, não havendo atuação da CDA ou do DEGEA nestas fases.

Art. 8º. Este Aviso Conjunto entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

Rio de Janeiro, 17 de maio de 2024.

Desembargador RICARDO RODRIGUES CARDOZO

Presidente do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro

Desembargador MARCUS HENRIQUE PINTO BASÍLIO

Corregedor-Geral da Justiça

Diário da Justiça Eletrônico do Estado do Rio de Janeiro (tjrj.jus.br)