Boas Práticas no TJRJ
Entrevista com a ganhadora do prêmio Prática Inovadora de 2024
A Secretaria-Geral de Administração (SGADM) foi a ganhadora do prêmio Prática Inovadora de 2024, na categoria unidade administrativa da 2ª. Instância, recebendo o Selo de Boas Práticas durante cerimônia realizada no último dia 05/11. Com a iniciativa de regulamentar normas e rotinas para recebimento de doação de prestação de serviços, a Secretaria-Geral inovou ao adotar procedimentos que, se já são comuns nos casos de insumos e produtos, são inéditos quanto à doação de serviços ao TJRJ.
Em cenário cada vez mais desafiador para a administração pública, a inovação não se resume apenas ao uso de novas tecnologias, mas também à reestruturação de processos e à criação de soluções que tornem a gestão mais eficiente e transparente. A iniciativa proporcionou uma alternativa sustentável para o Projeto Estratégico de Revitalização do Museu da Justiça, com foco na execução de obras nas dependências do Museu, preservando não só o espaço físico, mas também valorizando a memória e a história do Judiciário Brasileiro.
A seguir, segue entrevista com a Secretaria-Geral de Administração, Jacqueline Campos, com os detalhes dessa prática que representa um marco na administração pública do Tribunal.
Como se sente ao receber o prêmio Prática Inovadora e ver o reconhecimento do trabalho da equipe?
Receber o prêmio "Prática Inovadora" é motivo de grande satisfação, tanto pessoal quanto coletiva. É extremamente gratificante ver o reconhecimento do trabalho intenso e da dedicação de toda a equipe.
Essa premiação é o reflexo do esforço colaborativo, do comprometimento e da criatividade de todos os envolvidos. Temos consciência do quanto podemos contribuir positivamente para a Instituição e para as pessoas ao nosso redor, alinhando inovação com resultados concretos. Isso nos motiva a continuar nos superando, buscando sempre a melhoria dos processos de trabalho e a implementação de soluções inéditas, visionárias e eficientes.
Como ficou sabendo do Banco de Boas Práticas?
Por meio do Diário da Justiça Eletrônico – DJERJ.
Você poderia compartilhar alguma história que ilustre o impacto positivo da boa prática?
Sim, claro! Um exemplo do impacto positivo da boa prática ocorre no Museu da Justiça do Estado do Rio de Janeiro, unidade integrante da estrutura da Secretaria-Geral de Administração- SGADM deste Tribunal.
A iniciativa de regulamentar rotinas administrativas, normas e procedimentos voltados ao recebimento de doações de prestação de serviços ao TJRJ proporcionou a possibilidade de se efetivar uma alternativa sustentável para o Projeto Estratégico de Revitalização do Museu da Justiça, com foco na execução das obras de revitalização nas dependências do Museu, alternativa essa devidamente autorizada por seu Conselho Gestor.
Com isso, contribuiu-se diretamente para a otimização dos recursos disponíveis, transformando ideias e soluções em ações concretas que maximizaram os resultados e asseguraram uma gestão mais eficiente e transparente.
Frisa-se que a importância do Projeto acima referenciado vai além da revitalização física do espaço. Ele busca, primordialmente, preservar e valorizar a memória e a história do Judiciário Brasileiro.
Outro impacto positivo da iniciativa inovadora é sua capacidade de servir como parâmetro, diretriz para outras unidades administrativas do Poder Judiciário, permitindo a replicação de suas boas práticas em diferentes contextos.
Como a solução afetou o dia a dia da equipe?
A implementação da solução trouxe desafios significativos para a equipe, especialmente nas fases iniciais, quando foi necessário um intenso engajamento em pesquisas sobre o tema. A equipe dedicou tempo para consultar as legislações existentes, tanto internamente, no Sistema Sophia, quanto externamente, em sítios eletrônicos de outros Tribunais.
Esse levantamento de informações possibilitou uma compreensão mais ampla das melhores práticas e medidas preventivas, com objetivo de resguardar este Tribunal de Justiça, sem, contudo, imobilizá-lo.
A partir dessas pesquisas, a equipe elaborou as minutas das documentações e normativas necessárias para formalizar o processo e viabilizar a implementação da solução, atenta ao cumprimento dos prazos determinados.
Houve algum tipo de resistência, de qualquer parte, durante a fase de implementação da Boa Prática? Como a equipe a superou?
Como em qualquer processo de mudança, o "novo" sempre gera um certo grau de incômodo. No entanto, não me recordo de incidentes significativos em relação a essa questão.
Acredito que, nesse caso, a função do gestor foi crucial para superar quaisquer receios. Ao proporcionar segurança, clareza e otimismo para a equipe, cria-se um ambiente de confiança, onde as pessoas se sentem mais abertas para abraçar a mudança.
Quais problemas antigos foram resolvidos ou minimizados com a nova prática, e como essas mudanças impactaram a produtividade, a qualidade do trabalho e o clima organizacional?
A nova prática trouxe soluções significativas para problemas antigos no Setor Público, especialmente no que se refere à gestão de recursos e à eficiência dos processos administrativos.
É sabido que os recursos da Administração Pública são limitados, o que torna urgente a necessidade de otimizá-los por meio de uma gestão eficiente, eficaz, econômica, transparente e moderna.
Nesse contexto, tornou-se essencial buscar alternativas pioneiras para a execução do Projeto Estratégico de Revitalização do Museu da Justiça do Estado do Rio de Janeiro, que envolve uma série de demandas complexas e distintas, exigindo um trabalho detalhado e cuidadoso, especialmente por se tratar de um Patrimônio Histórico e Cultural das cidades do Rio de Janeiro e Niterói.
Com a implementação de documentações e rotinas administrativas voltadas ao recebimento de doação de fornecimento de serviços para o Projeto de Revitalização, o TJRJ se abre para novas possibilidades, ideias e alternativas. Isso inclui a oportunidade de contar com a participação de entidades externas ao 1º Setor, colaborando para o fortalecimento do Judiciário e, consequentemente, beneficiando a população.
Você recebeu algum elogio, crítica ou sugestão da solução encontrada?
Elogios, alguns, de colegas do TJ e Magistrados.
Sugestões, várias, principalmente da Equipe, que com sua vasta bagagem profissional adquirida ao longo de suas experiências no TJRJ, puderam somar, aprimorar o trabalho, oferecendo dicas valiosas e/ou detalhes essenciais que enriqueceram os documentos gerados.
Quanto às críticas, não tomei conhecimento de nenhuma até o momento. No entanto, estamos abertos a recebê-las, caso existam, pois acredito que elas também contribuem para o aprimoramento do trabalho.
Aproveito a oportunidade para destacar a importante parceria da Secretaria-Geral de Contratos e Licitações (SGCOL) no sucesso dessa prática inovadora e na execução do Projeto de Revitalização do Museu da Justiça. Sua atuação, integrada e comprometida, tem sido fundamental para os resultados obtidos, sempre observando rigorosamente os prazos estabelecidos e assegurando total conformidade com a legislação vigente.
Como garantir que a boa prática seja mantida e aprimorada a longo prazo?
Em primeiro lugar, é crucial que essas iniciativas não sejam esquecidas. Nesse sentido, a divulgação no sítio eletrônico deste Tribunal, promovida pela SGGIC, desempenha um papel fundamental ao ressaltar as boas práticas das unidades organizacionais, garantindo sua visibilidade e o devido reconhecimento dentro da Instituição.
Outro aspecto importante, a meu ver, é fomentar o engajamento e o comprometimento da equipe de trabalho, motivando-a e valorizando suas contribuições. Incentivar cada membro da equipe a ser um fator de soma dentro da unidade organizacional. Isso pode ser alcançado de diversas formas, especialmente ao proporcionar um clima organizacional favorável e manter canais de comunicação sempre abertos.
Quais são os próximos desafios e oportunidades para a SecretariaGeral?
- Implementação de tecnologia denominada “Repositório Arquivístico Digital Confiável – RDC-arq”, com vistas à gestão / preservação do acervo documental digital do TJRJ considerado importante para a Instituição, sobretudo aqueles com valor permanente/histórico e probante.
Atualmente não existem nos ambientes digitais do TJRJ ferramentas ou repositórios que realizem a gestão, tratamento, preservação e acesso dessa documentação.
Ademais, os documentos digitais permanentes constituem Patrimônio cultural, compondo o fundo arquivístico histórico do TJRJ, devendo ser armazenados em ambientes seguros e confiáveis, proporcionando garantia de consulta sem colocar em risco sua adequada preservação;
- Levada a consideração da Administração Superior a possibilidade de avocar a atividade de digitalização, atualmente exercida pela Central de Digitalização, para o Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos (DEGEA), no ano de 2025.
A proposta seria que o DEGEA fosse equipado com os recursos necessários, seja por locação ou aquisição, a serem operados por estagiários e colaboradores do Tribunal, sob a orientação da equipe do Departamento. A iniciativa está sendo avaliada pelo Grupo de Trabalho para Implementação de Medidas de Racionalização de Custos em geral (GT-RAC), considerando o grau de vantajosidade para este Tribunal;
- Continuidade da execução do Projeto de Revitalização do Museu da Justiça do Estado do Rio de Janeiro, com estratégias para viabilizar a modernização e conservação desse importante Patrimônio Histórico e Cultural, como, a título de exemplo, a captação de recursos do 2º Setor (Empresas Privadas) e a utilização dos benefícios proporcionados pela Lei Rouanet, buscando, sempre que possível, financiamento sustentável e diversificado.
Qual conselho você daria para outras equipes que desejam implementar melhorias?
Meu conselho seria, antes de tudo, concentrar-se em compreender profundamente o contexto e os desafios específicos que estão sendo vivenciados. A partir daí, buscar, por meio da gestão colaborativa, alternativas criativas e viáveis, alinhadas às diretrizes da Administração Superior e aos Princípios Constitucionais.
Além disso, destaco alguns pontos importantes: a flexibilidade para ajustar abordagens conforme as circunstâncias, mantendo resiliência para enfrentar os desafios; o investimento no treinamento contínuo das equipes, que fortalece a competência técnica e garante o alinhamento com os valores organizacionais; a promoção da transparência nos processos, criando um ambiente de confiança e integração; e a motivação da equipe, com foco na colaboração e nos resultados finais, respeitando a diversidade de ideias.
Por fim, é fundamental enxergar a mudança como uma oportunidade, e não como um obstáculo. Incentivar a mentalidade de que é possível transformar desafios em aprendizados e melhorias.